Solucions Tecnològiques per a Despatxos Professionals

Les gestories, assessories i despatxos professionals són l'engranatge que manté amb vista la fiscalitat, comptabilitat i legalitat d'empreses i particulars. La seva feina requereix precisió, rapidesa i una comunicació constant amb clients, administracions i altres professionals. Tot i això, molts segueixen operant amb sistemes de comunicació fragmentats i poc eficients, que no només dificulten la gestió diària, sinó que també afecten la productivitat i la seguretat de les dades.

La manera com aquestes empreses es comuniquen i gestionen la seva infraestructura tecnològica marca la diferència. Les esperes en línia, les trucades perdudes, els correus sense resposta a temps i les interrupcions en la connexió poden generar pèrdua de clients i oportunitats. La solució és adoptar eines que permetin una comunicació fluida, flexible i sense barreres, independentment del lloc des d'on es treballi. 

Una nova manera de comunicar-se: eficiència i disponibilitat total

El telèfon continua sent el canal principal de contacte a gestories i despatxos, però la seva integració amb altres mitjans de comunicació és el que realment marca la diferència. No n'hi ha prou amb atendre trucades; cal gestionar-les de forma estratègica, organitzar-les en funció de prioritats i oferir respostes ràpides i eficients, sense importar el canal que el client esculli.

Les solucions de comunicacions unificades permeten agrupar totes les vies de contacte a una sola plataforma, fent que les interaccions siguin més àgils i ordenades. Amb un sol sistema, és possible rebre trucades, respondre correus electrònics, gestionar xats i fer videoconferències, sense necessitat de canviar d'eina ni perdre temps amb múltiples aplicacions.

Això es tradueix en:

• Major productivitat: Menys temps gestionant comunicacions i més temps dedicat a allò important.
• Disponibilitat total: Possibilitat d'atendre trucades o missatges des de qualsevol lloc sense dependre de l'oficina.
• Millor atenció al client: Interaccions fluides i sense demores, oferint sempre una resposta ràpida i eficaç.
• Integració amb eines de gestió: Connexió amb CRM i programari comptable per automatitzar processos i centralitzar informació.

A la pràctica, això significa que un assessor podrà rebre una trucada al vostre ordinador, continuar la conversa al mòbil si necessiteu sortir de l'oficina i després enviar documentació per correu sense canviar d'aplicació. Tot des d'una sola plataforma.

Telefonia IP i centraletes virtuals: trucades sense interrupcions, on sigui que estiguis

Si l'atenció telefònica és el cor d'un despatx, la seva eficiència depèn d'una infraestructura que garanteixi trucades de qualitat, sense talls ni problemes de disponibilitat. La telefonia IP i les centraletes virtuals han revolucionat la manera com els despatxos gestionen les comunicacions, eliminant les limitacions de les línies tradicionals.

A diferència dels sistemes convencionals, les solucions de telefonia IP permeten:

• Atendre trucades des de qualsevol dispositiu, ja sigui un ordinador, un telèfon mòbil o un terminal físic a l'oficina.
• Configurar menús automàtics i IVR per dirigir les trucades al departament o persona adequada, sense esperes innecessàries.
• Gravar converses i consultar registres per millorar la gestió i el seguiment de clients.
• Redirigir trucades en funció de lhorari laboral o la disponibilitat de lequip, assegurant sempre la millor atenció.

Amb una centraleta virtual, una gestoria pot operar amb la mateixa professionalitat que una gran empresa, sense importar-ne la mida, amb eines que optimitzen el flux de trucades i garanteixen que cap client quedi sense resposta.

Connectivitat sense errors: fibra professional ​

En un entorn on tot depèn de la connexió a internet -des de la consulta d'expedients fins a la presentació de documentació davant d'organismes oficials- comptar amb un servei de fibra estable i segur és fonamental.

Les caigudes d'internet poden interrompre reunions virtuals, retardar trameses importants o fer perdre informació crítica. Per evitar-ho, a Innubo oferim solucions de fibra professional, dissenyades per garantir:

• Velocitats òptimes i estables, fins i tot amb múltiples dispositius connectats.
• Priorització de trànsit perquè les aplicacions crítiques (com videotrucades o accés a servidors) tinguin sempre el millor rendiment.
• Redundància amb fibra backup, que s'activa automàticament en cas de caiguda del servei principal.

La seguretat també és clau. No totes les connexions són iguals i una xarxa mal protegida pot ser el punt dentrada per a ciberatacs o filtracions de dades. Per això, les solucions de connectivitat d'Innubo inclouen protecció avançada contra amenaces, segmentació de xarxes i accés segur per a equips interns i teletreballadors.

Videoconferències i treball remot: col·laboració sense barreres

Les reunions presencials han estat reemplaçades en gran part per videoconferències, facilitant el contacte amb clients i col·laboradors sense importar-ne la ubicació. No obstant això, una mala qualitat en la connexió, problemes dàudio o talls en la comunicació poden donar una imatge poc professional i afectar lexperiència del client.

Les solucions de videoconferències professionals permeten organitzar reunions virtuals amb qualitat HD, compartir documents en temps real i col·laborar amb equips de manera efectiva. La integració amb comunicacions unificades fa que sigui més fàcil gestionar convocatòries, enviar recordatoris i compartir fitxers, sense necessitat de saltar entre diferents aplicacions.

Per als despatxos que compten amb empleats en diferents ubicacions o assessors que necessiten mobilitat, disposar duna solució robusta de treball remot és un gran avantatge. Gràcies a sistemes d'accés segur i connectivitat optimitzada, es pot mantenir el mateix nivell d'operativitat sense importar des d'on es treballi.

Ciberseguretat: la tranquil·litat de protegir la informació dels teus clients

Les gestories i despatxos manegen informació altament sensible, i qualsevol filtració o pèrdua de dades pot suposar un risc legal i econòmic. El sector és un blanc habitual per a ciberatacs, i confiar en sistemes sense protecció és una aposta massa arriscada.

A Innubo proporcionem solucions de seguretat integral, que inclouen:​

• Firewall avançat, que bloqueja accessos no autoritzats i protegeix la xarxa contra amenaces externes.
• Protecció de dispositius i servidors, evitant infeccions de codi maliciós o atacs de ransomware.
• Seguretat al correu electrònic, per filtrar intents de pesca o suplantació d'identitat.
• Còpies de seguretat automatitzades, assegurant la recuperació de dades davant de qualsevol incident.

L'objectiu és clar: garantir que tota la informació estigui protegida i que l'operativa del despatx no estigui interrompuda per problemes de seguretat.

Els clients esperen respostes ràpides, disponibilitat i seguretat en la gestió de la vostra informació. Apostar per eines de comunicació modernes i una infraestructura tecnològica robusta no només millora l'eficiència, sinó que també enforteix la confiança i la imatge professional de qualsevol despatx. A Innubo, oferim solucions dissenyades per millorar la comunicació, la connectivitat i la seguretat de gestories, assessories i despatxos, assegurant un funcionament òptim i sense interrupcions.

📩 Si vols descobrir com et podem ajudar a millorar l'operativa del teu despatx, contacta amb nosaltres.